📌 В Україні триває активний перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудового стажу. Це означає, що роботодавці та працівники повинні подбати про правильне збереження інформації, адже саме вона впливає на право виходу на пенсію та її розмір.
⏳ Важливо! Усі роботодавці та працівники повинні забезпечити передачу відомостей з трудових книжок до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року.
⚖️ Нормативна база
Перехід до електронного обліку передбачено:
- Законом України №1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” від 05.02.2021, стаття 6, де встановлено обов’язок роботодавців передати всі записи трудових книжок працівників до електронної системи Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року;
- Законом України №1058-IV “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”;
- Постановами Кабінету Міністрів України та роз’ясненнями Пенсійного фонду України.
👉 Ці норми гарантують, що після оцифрування даних страхові права працівників будуть захищені.
💡 Чому важливо оцифрувати трудову книжку?
- 🛡️ Збереження страхового стажу
Усі записи про місце роботи, посаду та періоди працевлаштування формують страховий стаж. Якщо книжка загубиться чи пошкодиться — довести стаж без сканів буде набагато складніше. - 👵 Пенсійні права
Страховий стаж напряму впливає на право виходу на пенсію та її розмір. Завантажені в систему дані гарантують, що при нарахуванні пенсії врахують усі періоди роботи. - 🔒 Безпека і доступність
Електронні дані зберігаються в реєстрі Пенсійного фонду. Вони не зникнуть у разі пожежі, затоплення чи втрати паперової книжки.
🛠️ Як відбувається сканування трудової книжки?
✅ Крок 1. Відсканувати або сфотографувати всі сторінки трудової книжки.
✅ Крок 2. Завантажити файли через вебпортал Пенсійного фонду України.
✅ Крок 3. Дочекатися перевірки та підтвердження даних фахівцями ПФУ.
✅ Крок 4. Перевірити в особистому кабінеті, чи врахували стаж.
⚠️ Відповідальність роботодавця
Закон прямо зобов’язує роботодавців подбати про внесення відомостей до ПФУ. Якщо цього не зробити до 10 червня 2026 року:
- 🚫 у працівника можуть виникнути проблеми з підтвердженням стажу;
- 📑 Пенсійний фонд може вимагати додаткові документи;
- 🏢 у разі ліквідації підприємства дані можуть бути втрачені.
👩💼 Що робити працівнику?
Навіть якщо роботодавець не поспішає, працівник може самостійно подати скани трудової книжки. Для цього потрібні:
- КЕП (електронний підпис);
- інтернет-доступ;
- відскановані сторінки трудової книжки.
Це гарантує, що стаж буде враховано й захищено.
📖 Життєва ситуація
Пані Оксана, бухгалтер з 30-річним стажем, у 2024 році звернулася до Пенсійного фонду для перевірки даних. Виявилося, що записи за перші 10 років роботи у колгоспі не потрапили в електронну систему. Завдяки тому, що вона заздалегідь відсканувала свою трудову книжку та подала документи онлайн, весь її стаж було підтверджено.
👉 Якби вона цього не зробила, довелося б шукати архівні довідки, що інколи займає місяці або навіть роки.
🗂️ Дедлайни та обов’язки (наочно)
| № | Хто відповідає | Обов’язки | Дедлайн | Примітки |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 🏢 Роботодавець | Відсканувати та завантажити всі записи трудових книжок працівників у електронну систему ПФУ | До 10 червня 2026 | Відповідальність передбачена ст. 6 Закону №1217-IX |
| 2 | 👩💼 Працівник | Перевірити, чи внесені всі дані у власному електронному кабінеті | До 10 червня 2026 | Можна подати скани самостійно через портал ПФУ |
| 3 | 🏢 Роботодавець | Усунути помилки або уточнити невраховані записи | Одразу після виявлення | Важливо для коректного нарахування страхового стажу |
| 4 | 👩💼 Працівник | Зберегти копії всіх сторінок трудової книжки | Постійно | Паперовий оригінал залишається чинним документом |
| 5 | 🏛️ Пенсійний фонд | Підтвердити внесення записів у електронну систему | Після подання роботодавцем/працівником | Дані стають офіційними для нарахування пенсії |
❓ Часті питання (FAQ)
📍 Чи можна викидати паперову трудову книжку після сканування?
Ні. Оригінал залишається чинним документом і може знадобитися для уточнень.
📍 Хто відповідає за правильність внесених даних?
Роботодавець, але працівник також повинен контролювати інформацію у своєму електронному кабінеті.
📍 Чи зарахується стаж без сканованої трудової книжки?
Тільки з моменту електронного обліку. Попередні роки можуть залишитися непідтвердженими.
✅ Висновок
Сканування трудової книжки — це не формальність, а гарантія збереження страхового стажу та пенсійних прав. До 10 червня 2026 року кожен роботодавець та працівник повинен подбати про передачу даних до Пенсійного фонду, як це передбачено статтею 6 Закону №1217-IX.
👨⚖️ Юристи “Бровар Юст” допоможуть перевірити, чи внесені ваші дані до реєстру, а також захистити пенсійні права у спорах із Пенсійним фондом.
📞 Телефон: 066 596 76 42
📧 Email: brovarjust@gmail.com